Benieuwd hoe organisaties de expertise van J en L administratie en advies inzetten? Lees hieronder het klantverhaal van Paul Company.

Desiree van Wetten, eigenaar van Paul Company in Mierlo, vertelt over de uitdagingen van hun groeiende retailbedrijf Blundstone, distributeur van schoenen in de Benelux. Na vijftien jaar ondernemen, waarbij Desiree en haar man Teun het bedrijf opbouwden, stond Paul Company eind 2023 voor een nieuwe uitdaging: hun financiële medewerker vertrok, terwijl ze net een nieuw digitaal systeem implementeerden.

Gelukkig bood J en L administratie en advies uitkomst. Dankzij hun expertise, met onder andere de implementatie van Basecone en een koppeling met Exact online, werd de overgang van papieren administratie naar digitale verwerking vlekkeloos geregeld. Desiree: “We zijn van twintig ordners naar één ordner gegaan.” De rust keerde terug binnen het bedrijf, mede dankzij vaste controller Bas Tuin, die nu eens per drie weken op kantoor werkt en strategisch advies geeft over de financiële status van Paul Company.

In één woord omschrijft Desiree de samenwerking als: “Vlekkeloos! Dankzij J en L kunnen we ons volledig focussen op de groei van ons bedrijf.”

Het avontuur van ondernemen

Vijftien jaar geleden gingen mijn man Teun en ik het avontuur aan. We zegden onze banen op en namen, zonder enige ervaring als ondernemer,  de distributie van het schoenen merk Blundstone over. We waren nieuw in de modewereld en hebben jarenlang alles zelf gedaan; van het opbouwen van beurzen, de verkoop, tot de financiële administratie. In de loop van de jaren is ons bedrijf gegroeid tot zes medewerkers. Tót de bankencrisis kwam; we gingen van skyhigh tot het nulpunt en hebben toen rigoureuze maatregelen moeten nemen. Door afscheid te nemen van personeel, zuinig te zijn en zelf keihard te werken zijn we er weer bovenop gekomen. Zo hebben we het ondernemen in de praktijk geleerd.

Distributeur van Blundstone

Wij zijn distributeur van het merk Blundstone. Blundstone is een Australisch familiebedrijf dat al sinds 1870 bestaat en kwalitatief hoogwaardige schoenen maakt. Met Paul Company bedienen we ongeveer 280 retailers in de Benelux. Dat varieert van grotere winkels, zoals Bever en Nelson, tot kleinere conceptstores, zoals een kinderschoenenwinkel in Deurne of een conceptstore in Eindhoven. Onze klanten zijn niet alleen traditionele schoenenwinkels, maar ook winkels met een breder aanbod, zoals mode- en lifestyleproducten.

Een echt familiebedrijf

We zijn een tikje eigenwijs: we houden intensief contact met onze klanten en hebben fotoshoots en marketing content het liefst in eigen hand. Daarom zijn we in mei ‘24 gestopt met onze sales agent. Onze twee dochters doen dit nu. Zij zijn ook toegetreden tot Paul Company en zij verzorgen nu het contact met de winkels. Dat maakt ons een echt familiebedrijf.

Vertrek van onze financiële medewerker

Eind 2023 namen we afscheid van onze financiële medewerker. Hierdoor ontstond voor ons direct een probleem: de financiële jaarafsluiting moest gebeuren en we waren net gestart met een nieuw digitaal fashion-systeem. Dit systeem wilden we koppelen aan onze financiële administratie. Teun en ik waren zelf veel te druk om dit op te kunnen pakken. We hadden behoefte aan een partner met financiële expertise en ervaring in digitale administratieve systemen.

“Ik zie alleen maar kansen”

Onze bedrijfsadviseur Victor Veldhof van Red Lemon bracht ons in contact met J en L administratie en advies: “Ik weet zeker dat zij jullie kunnen helpen”. Na een telefoontje kwam Yvonne van de Venne, eigenaar van J en L, langs. Zij hoorde ons verhaal aan en zag geen enkel probleem: “Dit gaan we oppakken, ik zie alleen maar kansen”. Dat gaf me zoveel rust!

Van 20 ordners naar slimme boekhoudsoftware

Paul Company werkte nog veel ‘op papier’. We hadden tientallen ordners in de kast staan, printten onze facturen en verwerkten onze boekhouding via Excel. Yvonne introduceerde Basecone; boekhoudsoftware waarmee je ook gemakkelijk bonnen en facturen kunt verwerken. Zij heeft Basecone voor ons ingericht en de koppeling gemaakt met Exact online. Best complex, want Paul Company heeft verschillende werkmaatschappijen die elkaar ook onderling factureren. J en L zorgde ervoor dat deze processen naadloos werden ingericht. Leuk detail: we zijn van twintig ordners naar één ordner gegaan.

Vlekkeloze jaarafsluiting

Tijdens de jaarafsluiting was Yvonne van de Venne bij het gesprek met onze accountant. Hij begrijpt nu precies hoe onze administratie in elkaar zit en heeft vrijwel geen vragen meer. De eerdere toezegging van Yvonne klopte: er was inderdaad geen enkel probleem!

Inzicht in onze kosten

We hebben in 2023 een nieuw fashion-systeem geïmplementeerd. Dat hebben mijn man, dochters en ik ingericht en gevuld. Yvonne adviseerde ons hierbij. Met name waar het ging om het inzichtelijk maken van onze marketingkosten. Dat zijn aanzienlijke bedragen, denk aan € 250.000 tot € 300.000 per jaar. Daar willen we maandelijks goed op kunnen sturen. Dat lukt nu ook: we hebben altijd direct inzicht in onze financiële status.

Een vaste controller

Inmiddels is Bas Tuin van J en L onze vaste controller. Eens per drie weken werkt hij een dag bij ons op kantoor. Dan bespreken we onze winst- en verliesrekening en lopen we onze financiën door. Bas denkt met ons mee en geeft tips. Oók ongevraagd en dat is fijn omdat hij extra expertise inbrengt. We hebben inmiddels aan één woord genoeg. Als er veel administratief werk ligt maken we gebruik van andere medewerkers van J en L administratie en advies. Bijvoorbeeld voor het verwerken van facturen. Dat maakt ook dat de continuïteit gewaarborgd is. Bij ziekte of vakantie is er altijd een J en L-collega die ons verder kan helpen.

In één woord? Vlekkeloos!

Eind 2023 zag ik – na het vertrek van onze financiële medewerker – als een berg op tegen de financiële administratie. Om deze weer zelf op te pakken, daar was ik simpelweg te druk voor. J en L administratie en advies zag geen enkel probleem. Dat is ook zo gebleken. Ik heb er geen omkijken meer naar en kan me nu volledig richten op de groei van ons bedrijf. Onze samenwerking in één woord? Vlekkeloos! J en L administratie en advies ontzorgt ons volledig.

Benieuwd of een controller voor een dag ook iets voor jouw onderneming kan zijn? Bel of mail ons. We denken graag met je mee.